Tietosuojaseloste

Asiakkaiden tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste päivitetty [4.3.2024]

Ketä tämä tietosuojaseloste koskee?

Tässä tietotuojaselosteessa kerromme asiakkaidemme henkilötietojen käsittelystä. Asiakkaalla tarkoitetaan Kouvolan Veden sopimusasiakkaiden lisäksi myös potentiaalisia asiakkaita.

Yksityisyytesi turvaaminen on meille tärkeä asia. Haluamme varmistaa, että tietojasi suojataan parhaalla mahdollisella tavalla tietosuojalainsäädäntöä sekä henkilötietojen käsittelyn parhaita käytänteitä noudattaen. Tältä tietosuojaselosteelta löydät informaatiota siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi toiminnassamme.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Kouvolan Vesi Oy

Postiosoite/ käyntiosoite: Kauppalankatu 37, 45100 Kouvola

Miksi ja mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Henkilötietojen käsittelyn päätarkoitus on vesihuollon palveluiden tarjoaminen asiakkaille Kouvolan talousalueella. Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja asiakassuhteen hoitamista varten.

Alla olevasta taulukosta löydät tiedot siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi, mitä henkilötietoryhmiä käsittelemme ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi.

Käsittelytarkoitus	Tarkoitukseen käsiteltävät henkilötietoryhmät	Käsittelytarkoituksen oikeusperuste
Asiakassuhteen hallinta ja asiakaspalvelu	Nimi, henkilötunnus Yhteystiedot Kiinteistöön liittyviä tietoja Sopimus- ja palvelutietoja Laskutustietoja	Sopimussuhde tai sitä valmistelevat toimet
Asiakassuhteen hallinta: huleveden viemäröintialue	Yhteystiedot Kiinteistön hulevesitilanne	Lakisääteinen velvoite: Vesihuoltolaki
Asiakassuhteen hallintaan ja tiedottamiseen	Yhteystiedot Käyttökohteen tiedot	Oikeutettu etu
Sopimushallinta ja palvelun raportointi	Yhteystiedot Maksu- ja kulutustietoja Työmääräystietoja	Lakisääteinen velvoite: Vesihuoltolaki Sopimussuhde
Asiakaslaskutus ja perintä	Yhteystiedot Reskontra- ja laskutustiedot	Sopimussuhde

Puhelinnumeroa ja sähköpostia käytetään muun muassa asiakasviestintään, kuten hintatiedottamiseen ja viranomaisviestintään. Voimme lähettää sinulle tiedotteita häiriöistä tai katkoksista veden- tai jäteveden jakelussa. Kouvolan Vesi Oy ei luovuta tietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin. Mikäli ette halua vastaanottaa kiinteistöänne koskevia tietoja tekstiviestillä tai sähköpostilla, olkaa yhteydessä asiakaspalveluumme.

Mistä olemme saaneet henkilötietosi?

Henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat peräisin sinulta itseltäsi, kun sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä annat meille henkilötietojasi sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkuudestasi, kuten kulutustiedot, työmääräysten käsittely, mittaritiedot tai tiedot yhdenotoistasi.

Kiinteistön omistajan vaihtuessa voimme saada kiinteistön myyjältä uuden omistajan tietoja. Kiinteistön omistaja voi ilmoittaa vuokralaisen tietoja. Toisaalta saamme tietoja toimittajiltamme, kuten kiinteistöjen sijainti- ja osoitetietojärjestelmistä.

Kuka vastaanottaa tietojasi meidän lisäksemme?

Käytämme tiettyjä kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita mahdollistaaksemme toimintamme. Tällöin henkilötietojasi päätyy myös näiden palveluntarjoajien käsiteltäväksi. Käyttämämme palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi vain ohjeistuksemme, sopimusoikeudellisten ja lakisääteisten velvollisuuksien mukaisesti sekä vain tässä tietosuojaselosteessa informoituja tarkoituksia varten.

Käsittelemme asiakkaiden tietoja käyttötarkoituksen puitteissa käsittelijöiden tarjoamissa asiakashallintajärjestelmässä, kulutustietojen katselu- ja raportointipalveluissa sekä asiakasviestipalvelussa.

Laskutus- ja maksuvalvontapalvelujen osalta käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa järjestelmineen.

Siirrämmekö henkilötietojasi EU/ETA:n ulkopuolelle?

Kouvolan Vesi ei lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osalta noudatetaan voimassa olevia lakeja ja asetuksia ja tietojen siirto toteutetaan asianmukaisella siirtoperusteella.

Mitkä ovat henkilötietojen säilyttämisen periaatteet?

Säilytämme henkilötietojasi seuraavien periaatteiden mukaisesti:

Sopimuksia säilytetään niin kauan kuin sopimuksen täytäntöönpano sitä edellyttää.
Asiakastietojärjestelmässä 3 vuoden kuluttua viimeisestä laskusta poistetaan kaikki muut kuin pakolliset tiedot ja säilytettäviä tietoja muokataan niin, että henkilö ei ole suoraan tunnistettavissa.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan määritetyssä käyttötarkoituksessa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietojasi tehdäksemme sellaisia automaattisia päätöksiä, kuten profilointia, jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka muuten vaikuttavat sinuun merkittävällä tavalla.

Mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, joista voit lukea alta tarkemmin. Huomioi kuitenkin, että kaikki oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissä. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat muun muassa käsittelyn oikeusperusteesta.

Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.

Jos sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn tai haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi, ole yhteydessä Kouvolan Veden tietosuojaan: tietosuoja@kouvolanvesi.fi. Kouvolan Veden muut yhteystiedot löytyvät yhteystiedot sivulta.

Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on ja miten voit käyttää niitä.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja oikeus oikaista tietojasi

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille pyynnön oikaista tietosi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus saada tietosi poistetuksi. Poistamme tiedot myös, siltä osin kuin henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä ja käsittelylle ole muuta perustetta.

Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Jos esimerkiksi tarvitset käsittelemiämme tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, voit vaatia meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit esimerkiksi vastustaa suoramarkkinointia varten, jolloin emme enää voi käsitellä tietojasi suoramarkkinointia varten. Voit lisäksi vastustaa erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa kaikkea sellaista henkilötietojen käsittelyä, jonka perustamme oikeutettuun etuumme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella. Suostumuksesi peruminen ei vaikuta sen henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, jota olemme tehneet ennen suostumuksesi perumista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi.